menu

Adres

Joseph Haydnlaan 2a
, 3533 AE Utrecht
, Nederland

Social media

Instagram · LinkedIn

Van hakken in het zand naar gezamenlijk eigenaarschap

Robert-Jan van der Zwaag

 

Afgelopen januari ben ik begonnen bij YSE en vrijwel direct daarna startte ik op mijn opdracht bij de Justitiële informatiedienst (Justid). We krijgen regelmatig vragen over wat voor opdrachten een YSE-er doet en hoe deze tot een succes worden gebracht. In deze blog probeer ik jullie meer inzicht te geven in het project waarin ik werkzaam ben binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid en wat voor mij de key-to-succes van dit project is.

Laten we eens beginnen bij Justid, wat doen zij eigenlijk precies? Uit een digitale informatiebron citeer ik: ‘’Justid is een slimme en unieke organisatie die zorgt dat de ene hand van justitie weet wat de andere doet. Met onze ICT-systemen zorgen we er voor dat zeer belangrijke gegevens duurzaam digitaal beschikbaar zijn voor onze klanten binnen het ministerie.’’

Wat is de aanleiding van het project? De waarom achter de waarom vinden is voor mij cruciaal om de richting van het project te begrijpen, maar voor het gemak van de blog is de volgende vraag de aanleiding van het project: Hoe veranker je professionaliteit in een organisatie dat in de loop van de jaren organisch is gegroeid?

Daar waar Justid als kleine organisatie is begonnen, is het gebruik van digitale informatie steeds centraler komen te staan binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Door deze digitale verschuiving zijn het aantal diensten van Justid toegenomen en daarmee ook de vraag naar een robuustere professionele organisatie. Maar waar moet je beginnen en hoe zorg je ervoor dat het juiste resultaat wordt gehaald?

Door het implementeren van een nieuw financieel model wil Justid een vernieuwing teweeg brengen in de ontwikkeling van passende management- en sturingsinformatie en een professionele invulling van het opdrachtnemerschap. Een nieuw financieel model raakt namelijk de gehele organisatie. Zoals in vele organisaties die klein zijn begonnen en waar nieuwe afdelingen soms als paddenstoelen uit de grond schieten, wordt er ruimte gegeven aan innovatiekracht en het uitbreiden van de dienstverlening. 

Daar waar de implementatie van een financieel model geen directe gevolgen (buiten financiën) heeft voor de volwassenheid van de gehele organisatie, brengt dit de organisatie wel in beweging en ontstaan er nieuwe initiatieven die leiden tot antwoord van de aanleiding van het project.

Er zijn genoeg voorbeelden te vinden waarbij de implementatie van projecten niet altijd tot een succes leiden. Zo kunnen budgetten fors overtreden worden zoals bij grote ICT projecten, de deadlines niet worden gehaald zoals bij de AVG implementatie of door samenloop van verschillende factoren de implementatie zelfs worden gestopt zoals de modernisatie van het BRP (Basisregistratie Personen).

Mijn ervaring in het implementeren en ontwikkelen van een project hangt samen met één succesfactor: van hakken in het zand naar gezamenlijk eigenaarschap.

De succesfactor binnen de implementatie van het nieuwe financiële model heet co-creatie. Het begrip co-creatie bestaat al enige tijd en toch wordt dit binnen organisaties niet altijd toegepast. Vooral bij de implementatie van meer top-down onderwerpen zoals financiën wordt dit vaak onterecht opzij geschoven. Sinds eind 2018 worden de afnemers en eigenaar van Justid betrokken bij de implementatie, ontwikkeling en besluitvorming van het project en de impact hiervan heeft mij doen verbazen.

Door transparantie in het project te geven en de afnemers hierin een rol te geven draai je de rollen om. Door tweewekelijks de voortgang en ontwikkeling samen te bespreken, ontstaat er gedeeld eigenaarschap. Hierbij word er in een vertrouwelijke omgeving geen kritiek maar wel oplossingen gegeven en worden deze gezamenlijk uitgewerkt om het project tot een succes te maken.

Maar nu heb je nog geen antwoord om de volgende vraag: Hoe breng je een project tot een succes? Dit is een vraag waarbij iedereen een ander antwoord op heeft. Lees je in, neem mijn en andere succesfactoren mee en creëer je eigen antwoord. En ben je benieuwd naar meer? Stuur me een mailtje, want ik ben natuurlijk altijd in om even te sparren!