Een kijkje in het leven van een PMO-er

Ik werk nu twee jaar bij YSE, en in die tijd heb ik drie verschillende opdrachten uitgevoerd. Dit waren opdrachten bij zeer uiteenlopende bedrijven, namelijk AkzoNobel (een grote corporate), de Drechtsteden (een samenwerking tussen zeven gemeenten rondom Dordrecht) en Stedin, Evides en DNWG (een samenwerking tussen drie netbeheerders van gas, water en elektriciteit). Bij al deze bedrijven kwam ik in een groot programma terecht waarin er een verandering doorgevoerd moest worden ten opzichte van de huidige werkwijze (bijv. het invoeren van een nieuw systeem, het doorvoeren van centralisatie, of het plaats laten vinden van een fusie). En al deze opdrachten hadden één ding gemeen: ik vulde de rol in van PMO-er. 

 

Veel sollicitanten, vrienden én collega’s vragen mij vaak wat deze rol precies inhoudt. Spoiler alert: dat is bij elke organisatie anders! Maar er zijn veel algemene dingen over de rol van een PMO-er te vertellen. Daarom hierbij een inkijkje in hetgeen ik de afgelopen twee jaar geleerd heb over deze functie, aan de hand van de meest gestelde vragen. 

 

Waar staat PMO voor? 

PMO staat voor Project Management Officer of Project Management Ondersteuning. De afkorting bekt dus net iets lekkerder! 

 

Wat doe je als PMO-er?

Er bestaan veel vooroordelen over de functie van een PMO-er. Een paar voorbeelden: saai, secretaresse-werk, ondersteunend, alles moeten regelen, notuleren, agendabeheer… Toegegeven, een paar van deze vooroordelen zijn waar. Zo notuleer ik inderdaad vaak, en ben ik ook veel bezig met het inplannen van afspraken. Het voordeel van het uitvoeren van deze ondersteunende taken (zoals notuleren) is dat je bij alle belangrijke overleggen aanwezig bent. Zo krijg je heel goed mee wat er in stuurgroepen met bestuursleden, en programma-overleggen met projectleiders, wordt besproken. Sterker nog, veel betrokkenen in het programma komen bij jou (de PMO-er) uit met vragen als “weet jij wat de status is van besluit X?”, “waar vind ik document Y?” en “kan jij mij in contact brengen met projectleider Z?”. Hierdoor kan je een spin in het web-functie vervullen, met dagen die nooit hetzelfde zijn door de grote afwisseling in taken, afspraken en betrokken stakeholders.

 

Een PMO-er is ook vaak rechterhand en sparringpartner van de programmamanager. Dat houdt in dat je op strategisch niveau mag meedenken over de richting van het programma, belangrijke acties kan uitzetten en opvolgen, en verbinding kan leggen met veel betrokkenen in het programma. Daarnaast houd je je bezig met zaken als het maken van de (resource)planning, de programmabegroting en het opstellen van managementrapportages. Daar komen nog alle taken bij die je jezelf toe eigent, want doordat je veel ziet en hoort, kan je de dingen oppakken die je zelf leuk vindt of ziet liggen. Een erg veelzijdige functie dus! 

 

Wat leer je als PMO-er?

De afgelopen twee jaar heb ik ontzettend veel geleerd over project- en programmamanagement, precies wat ik wilde toen ik aan mijn Projects Traineeship bij YSE begon! Zo heb ik inhoudelijk veel geleerd over het rapporteren op voortgang, het verbeteren van processen en het communiceren richting stakeholders. Veel meer nog heb ik geleerd hoe je in een politiek sensitieve omgeving je boodschap afstemt op de doelgroep (moet een bestuurslid of CEO alles weten? – zeker niet!), en hoe onmogelijk lijkende zaken onder druk uiteindelijk vaak toch voor elkaar komen. Door veel samen te werken met verschillende project- en programmamanagers weet ik ook een stuk beter wat ik een fijne managementstijl vind, en heb ik geleerd om mijn eigen invloed te vergroten (durf te vragen!). En door de veelzijdigheid van de functie heb ik niet alleen mijn aanpassingsvermogen aangesproken, maar ook over allerlei onderwerpen nieuwe kennis opgedaan! 

 

Door de ogen en oren van een programmamanager te zijn hoor en zie je daarnaast heel veel, tot op het hoogste bestuurlijke niveau, en die informatie kan je gebruiken om waarde toe te voegen aan een programma. Ook heb ik mijn verbindende vermogen ontdekt, en ontzettend veel mensen goed leren kennen de afgelopen twee jaar. Hierdoor ben ik op zowel professioneel als persoonlijk vlak gegroeid, en heb ik ervaring opgedaan die me mijn hele verdere professionele carrière van pas gaat komen! 

 

Is een PMO-functie niet heel ondersteunend en weinig uitdagend?

Toegegeven, met dit beeld worstel ik zelf na twee jaar werkervaring ook wel eens. PMO wordt door een collega van mij wel eens vertaald als “please meer onzintaken”. Maar als er iets is wat ik de afgelopen twee jaar heb geleerd, dan is het dat een functietitel weinig zegt over de daadwerkelijke invulling van je dagelijkse werkzaamheden. Elke functie kan je namelijk zo uitdagend maken als je zelf wilt! PMO kan je net zo goed vertalen naar een junior programmamanager rol – dat klinkt gelijk een stuk aantrekkelijker toch?! En ik weet zeker dat ik bovenstaande dingen niet (of niet zo snel) had geleerd als ik bijvoorbeeld projectleider was geworden van een project waar ik in mijn eentje aan had moeten werken, zonder in contact te staan met de CEO’s van bedrijven. Ja, dan had ik wellicht wel die fancy titel op mijn LinkedIn-profiel gehad, maar aangezien ik de komende 50 jaar waarschijnlijk nog moet werken komt die projectleiders-titel vast nog wel eens op m’n cv te staan. Hopelijk kan dat al in de nabije toekomst zijn, want één ding weet ik na deze twee jaar zeker: ik wil heel graag doorgroeien in het project- en programmamanagement de komende jaren! 

Heb jij een brandende vraag die je heel graag eens aan een PMO-er wilt stellen?  Stuur mij dan een berichtje op Valerie@yse.nl!

Meer weten of YSE en wat we doen? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!