10 tips om efficiënt samen te werken op afstand

Thuiswerken, we weten inmiddels allemaal hoe dat is. Bij het ene bedrijf was dit al de normaalste zaak  van de wereld en bij het andere bedrijf kwam het woord ‘thuiswerken’ nog niet voor in hun woordenboek. Voordat we verplicht thuis zijn gaan werken, heb ik al ervaring mogen opdoen met (samen)werken op afstand. Oefening baart kunst maar waar moet je nou beginnen om snel resultaat te hebben? Daarvoor heb ik 10 tips!

 

1. Stop je vergader-hop

We kennen het allemaal wel, switchen van de ene naar de andere vergadering. Nog even dat laatste punt van de agenda bespreken en daarmee net even die 5 minuten uitlopen. Of even snel een kop koffie pakken tussen de vergaderingen door. Het wisselen van vergaderingen kost tijd, niet alleen fysiek (of nu digitaal) maar ook mentaal. We zijn veelal gewend om vergaderingen te starten (en eindigen) op het hele of het halve uur. Mijn tip voor jullie: kort je vergaderingen in naar bijvoorbeeld 25 minuten in plaats van 30 en 45 minuten in plaats van 1 uur. Dit om jezelf tijd te gunnen om even te switchen tussen vergaderingen! (Je vergaderingen 5 tot 10 minuten later beginnen dan een standaard tijd helpt natuurlijk ook.).

 

2 Helemaal uitgezoomd

‘Ik ben helemaal uitgezoomd’ is wel een van de meest gebruikte nieuwe zinnen van 2020 als je het mij vraagt. In de tijd dat we vijf dagen naar kantoor mochten was dit voor mij de zin ‘ik ben even helemaal gaar’ of ‘ik ben even vergader-moe’. Vergaderen kost meestal veel energie omdat je actief aan het luisteren bent, koppelingen maakt in je brein en vervolgstappen aan het afwegen bent. Daarom mijn tip voor jullie: plan een maximaal aantal vergaderingen op een dag, voor mezelf probeer ik dit tot 3 vergaderingen per dag te beperken. Dit geeft ruimte om acties vanuit de vergadering op te volgen en met aandacht in de vergaderingen te zitten. 

 

3. Een bewuste vergader keuze

We vergaderen ons wat af! (Zoals je in tip 2 al las) Alleen zijn al deze vergaderingen wel nodig? En hoe verklein je het aantal vergaderingen? Mijn tip: kies een week van tevoren bewust of je bij een vergadering aanwezig bent. Ik stel mezelf altijd de vraag: wat ga ik bijdragen en wat ga ik uit deze vergadering halen? Wanneer je deze vragen niet kan beantwoorden is het de vraag of je wel bij die vergadering aanwezig moet zijn.

 

4. Meetings met een kop en een staart

En dan nog één laatste tip over vergaderen: hoe vaak zit jij in een vergadering zonder agenda? Of hoe vaak loop je zonder actiepunten aan het eind de vergadering uit? Waarschijnlijk overkomt dit ons heel vaak. Een goede voorbereiding op een vergadering zorgt voor een efficiënte vergadering. Stel van tevoren een agenda op en zorg dat de actiepunten duidelijk zijn aan het einde van de vergadering. (En laat een agenda nou ook net datgene zijn waaruit jij kan opmaken of de meeting belangrijk voor jou is!)

 

5. Gun jezelf wat focus tijd

Nu we thuis op afstand met elkaar werken is het niet meer zichtbaar wanneer iemand zich even heeft ‘teruggetrokken’ in de stilteruimte of heeft afgesloten om even te kunnen focussen. Daarom is het belangrijk om dit zichtbaar te maken aan je collega’s wanneer je even tijd nodig hebt om te focussen. Want zeg nou zelf, een paar focus uurtjes helpt ontzettend bij het aftikken van die to-do lijst. Plan daarom elke dag tenminste een uur tot twee in je agenda voor focus tijd. Ik garandeer je: hierdoor verzet je echt meer werk! 

 

6. Tijd om ook jezelf op te laden

De kreten van je ouders ‘niet te lang achter de computer zitten’ ‘een uurtje televisie per dag’ en ‘anders krijg je vierkante ogen’ zijn voor de een korter geleden dan voor de ander. Vergaderen is tegenwoordig ook nog achter je laptop, extra veel schermtijd dus. Dat vraagt om heel wat opladen, niet alleen van je elektrisch apparaten maar zeker ook van jezelf! Geen concentratie meer of vierkante ogen? Pak even tijd om op te laden, dat is voor iedereen anders - bijvoorbeeld even sporten, wandelen of koken. Opladen kan ook samen door een virtueel koffiemoment, een lunchwandelingen of een online spel met elkaar te spelen. En dan nog een tip: probeer eens een vergadering wandelend te doen, goed voor de vierkante ogen en voor de beweging!

 

7. Eerst kloppen alsjeblieft! 

Thuiswerken vraagt om aanpassingsvermogen van ons allemaal. We zien niet meer zomaar wanneer je collega op zijn of haar plek zit om hem of haar even aan te schieten voor een vraag. Om continue rinkelende  telefoons te voorkomen helpt het om goede afspraken met elkaar te maken. Bijvoobeeld over het openzetten van je agenda’s voor elkaar en automatische beschikbaarheid instellen in je videoconferentie tool. Zo zie je gemakkelijk de status van je collega: ‘niet storen’, ‘bezet’, ‘zo terug’, ‘beschikbaar’ of ‘afwezig’. Zo wordt inzichtelijk wie er beschikbaar is voor een kort overleg. Wel zo fijn toch?

 

8. Kies je kanalen

Het thuiswerken vraagt ook om keuze maken in welke kanalen je gebruikt om met elkaar te communiceren. Heldere afspraken hierover kunnen miscommunicatie en ruis voorkomen en de efficiënte juist verbeteren. Spreek met je organisatie of team af welke communicatiekanalen je gebruikt voor welke doeleinden: wanneer mail je iemand? Gebruiken jullie whatsapp of een chatfunctie? En niet onbelangrijk: tot welke tijd mogen jullie elkaar via deze kanalen bereiken?

 

9. De keuze is reuze

Tegenwoordig zijn er tal van opties om virtueel samen te werken. Ontdek de verschillende mogelijkheden en leuke nieuwe tools die er beschikbaar zijn. Er zijn veel handige video en agenda tools en zelfs brainstormen op afstand is mogelijk met tools als Mural en Miro. Bij YSE hebben we al veel verschillende creatieve sessies mogen organiseren online! Mijn tip: zorg voor consistentie in je bedrijf, kies bij voorkeur één tool uit per doel (videobellen, chatten of brainstormen) zodat collega’s elkaar goed kunnen vinden.

 

10. Een team een taak

Bovengenoemde is natuurlijk alleen mogelijk als jullie als organisatie of als team afspraken maken over het samenwerken op afstand.Maak deze dus en geef je team de tijd om te wennen, maar zorg ervoor dat je elkaar scherp houdt op de afspraken. 

 

Aanvullende tips of inzichten? Leuk, ik spar er graag over met jou!  

Stuur mij een mail via anouk.p@yse.nl. Dan houden we contact! 

 

Nóg meer tips? Volg onze podcast ‘Alles uit de pod(kast)’ op Spotify want binnenkort komt er een interessante podcast over dit onderwerp uit!